حلول إدارة المراسلات من ISB توفر لك أتمتة كاملة و تسهيلاً لجميع حركات الوثائق الواردة والصادرة، مع مستودع مركزي لتخزين البيانات و الأوراق المرفقة و الصور الممسوحة ضوئياً، بالإضافة إلى طريقة مرنة لنقل و إرسال الوثائق داخلياً أو خارجياً.

و قد أظهرت الأبحاث أن ما يقرب من 80٪ من المستهلكين أنهوا معاملاتهم مع أعمال تجارية بسبب سوء خدمة العملاء، و نصفهم اتجه للتعامل مع منافس. التواصل الفعال مع العملاء صعب و خصوصاً عند وجود الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني، و الرسائل الورقية، و الطرود، و المطويات، و التقارير، و الكتيبات، و السياسات، و العقود و غيرها.

نظام إدارة المراسلات بالغ الأهمية لجميع أصحاب المشاريع و رجال الأعمال و الوكالات الحكومية وغيرها من الأطراف التي تحتاج للتعامل مع مواعيد نهائية، و التي تحتاج إلى أعلى مستوى ممكن من الإنتاجية، فضلا عن نظام تحكم فعال عبر قنوات المراسلات المتنامية.

يقوم النظام بأتمتة و تسهيل حركة الأوراق الواردة والصادرة. و يوفر المستودع المركزي الذي يقوم بتخزين البيانات و الأوراق المرفقة و الصور الممسوحة ضوئياً، و يوفر طريقة مرنة لنقل الأوراق بين الموظفين في المنظمة.

الاحتياجات المؤسسية التي تعالجها إدارة المراسلات

  • تقليل عدد المراحل التي على المراسلات/الوثائق أن تمر خلالها في طريقها نحو وجهتها النهائية.
  • توفير الوقت و الجهد من خلال القدرة على تتبع حالة المراسلات/الوثائق من حيث معرفة موقعها (في أي إدارة) و من هو الشخص المسؤول عن اتخاذ الإجراءات اللازمة، و التأخير، وغيرها
  • الأمن والسرية حيث يتم عرض المراسلات/الوثائق فقط للإدارات المختصة.
  • الحصول على صور إلكترونية من المراسلات/ الوثائق الناتجة من النظام أو أي مراسلات/ وثائق يتم إرسالها إلى الإدارات المختلفة في المنظمة سواء داخلياً أو إلى أطراف خارجية.
  • ربط المراسلات/ الوثائق المتعلقة بموضوع معين الواردة منها و الصادرة، بالإضافة إلى الربط مع المراسلات/ الوثائق المشار إليها كمرفقات، والتي تعطي المستخدم القدرة على التنقل بسرعة و سهولة من خلال واجهة واحدة .
  • التواصل/التكامل مع الأنظمة الأخرى في إدارات المنظمة المختلفة.

أهمية إدارة المراسلات

إدارة المراسلات أساسية للشركات في جميع أنواع الصناعات، من الأعمال المصرفية و التأمين على الرعاية الصحية، وتجارة التجزئة، و السفر، و حتى الحكومة. أياً كان مجال عملك، فإن التواصل مع العملاء عن طريق المراسلات هو أمر أساسي.

و لكن على الرغم من هذه الحاجة الأساسية، فإن العديد من المؤسسات لم تستفد بشكل كامل من قدرات البرامج الجديدة لأتمتة أجزاء كبيرة من عمليات المراسلات و توفير تكاليف تجميع و تسليم الوثائق، وكذلك إضافة المرونة لإعادة استخدام المحتوى وتعزيز الطابع الشخصي.

تمكن حلول إدارة المراسلات اليوم من اكتساب قيمة حقيقية من خلال خفض التكاليف، فتح فرص أكبر للنمو و التطوير..

في ظل اقتصاد صعب، تقليل النفقات والقضاء على التكرار يؤثر إيجاباً على الأداء و تحقيق الأهداف و النتائج.

  • يمكن للمنظمات التي تستثمر في تحسين إدارة المراسلات أن تتوقع العديد من الفوائد التي ستجنيها من زيادة التشغيل الآلي، وإدارة أفضل للمحتوى، و توحيد التقنيات من المصنعين المختلفين.

    و يمكن للمنظمات تقدير حجم و توقيت، ومدة هذه الفوائد من خلال النظر في واحد أو أكثر من المقاييس الرئيسية وقيمة هذه الفوائد للمنظمة على مر الزمن.

  • الصناعات مثل التأمين والخدمات المالية تستفيد بشكل خاص من خلال زيادة السيطرة على اتصالات العملاء لتلبية المتطلبات التنظيمية، ولا سيما بسبب القدرة على التصدي بسرعة للمتطلبات الجديدة و توفير تقارير مراجعة الحسابات.

    نظام إدارة المراسلات يضمن توافق البيانات، و يوفر إدارة سير العمل للحصول على الموافقات/الاعتمادات متعددة المستويات، ولديه قدرات إدارة عمليات الأعمال (BPM) و قواعد العمل لتلبية المتطلبات التنظيمية .

  • تبدأ وفورات التكاليف من إدارة المراسلات بالأمور البديهية مثل الحد من استخدام الورق والتكاليف المرتبطة بالطباعة والتوزيع.

    من خلال التكامل مع قواعد بيانات العملاء أو الموظفين، تساعد إدارة المراسلات على تنسيق تسليم الرسائل بشكل أفضل، ويساعد على زيادة الاعتماد على الوسائل الالكترونية في التسليم. الاندماج مع النظم المركزية القديمة، ومراكز البيانات أيضاً له أثره الكبير في خفض التكاليف الجارية.

  • يساعد نظام إدارة المراسلات المنظمات على تخفيض الوقت الذي تقضيه في تحديث قوالب المراسلات، و قد يصل هذا التخفيض عادة من أسابيع أو أيام إلى ساعات.

    حلول اليوم تمكن المستخدمين من إدارة إنشاء قوالب المراسلات و تغييرها، و هي فائدة عظيمة. حيث أن الاتساق في تصميم المراسلات عبر قنوات الاتصال بفضل استخدام القوالب يبسط عمليات إدارة المحتوى.

  • تحسن التحكم في المحتوى يؤدي إلى تحسن خدمة العملاء أيضاً، بسبب انخفاض الأخطاء في الاتصالات مع العملاء، و الوصول الآني إلى الوثائق، و إنشاء وثائق ذات نوعية أفضل، و محتوى أكثر ملاءمة.

منتجات ذات صلة

نظام التعاملات الالكترونية و الاتصالات الإدارية (WebIODocs) من ISB هو نظام لأتمتة و تسهيل إدارة المراسلات و حركة الأوراق الواردة و الصادرة إلكترونياً. WebIODocs هو بمثابة الوحدة المركزية التي يتم فيها تخزين البيانات، و الأوراق، و الصور الممسوحة ضوئياً و المرفقات و يوفر طريقة مرنة لتوجيه المراسلات الإلكترونية بين إدارات المنظمة. تم دمج WebIODocs بشكل كامل مع نظام إدارة السجلات و المحتوى المؤسسي من ليزرفيش، مما يتيح أرشفة مركزية لجميع المراسلات. كما أنه مدمج مع نظام ليزرفيش لإدارة سير العمل والذي يساعد في تحسين تبادل الوثائق و التعاون بين المستخدمين و الإدارات. يتميز نظام إدارة سير العمل بأنه مرن و قابل للتخصيص مما يساعد على التقليل من عدد من المراحل و الخطوات التي تمر بها المراسلات أو الوثائق لتصل إلى وجهتها النهائية.