أصبحت إدارة الوثائق و الأرشفة عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحوكمة المعلومات. تساعد إدارة الوثائق و الأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير و التشريعات، والحد من التخزين، و تخفيف المخاطر و التكاليف، و الحفاظ على الوصول السلس إلى الوثائق المهمة.

حلول الأرشفة من ISB مدعمة من كبرى الشركات الرائدة في مجال الأرشفة و إدارة السجلات إلكترونياً و مصممة لتساعد مؤسستك في مواجهة متطلبات الامتثال للتشريعات، و التقليل من تخزين الورق و مخاطر تلف الأوراق، و الحد من التكلفة.

تواجه المنظمات اليوم العديد من التحديات كـأحجام البيانات المتزايدة، و متطلبات الامتثال للأنظمة و التشريعات، و قيود الميزانية. من خلال شراكاتها مع أفضل مصنعي أنظمة الأرشفة الإلكترونية و إدارة الوثائق، ISB تجلب لك أفضل الحلول لتمكن مؤسستك من التغلب على تلك التحديات بأسهل الطرق و أكثرها كفاءة.

نظام إدارة و أرشفة الوثائق

نظام إدارة الوثائق DMS هو نظام حاسوبي يستخدم لإدارة الوثائق و متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات.

يوفر نظام إدارة الوثائق التكنولوجيا و الأدوات المطلوبة لجمع و إدارة و تأمين و مشاركة الملعومات داخل المنظمة، وهذا يشمل الوثائق الالكترونية و الصور و رسائل البريد الإلكتروني، و ملفات الكمبيوتر الأخرى، فضلاً عن الوثائق الورقية الممسوحة ضوئياً لتحويلها الى شكل نصي أو صورة يتم الاحتفاظ بها داخل النظام والرجوع إليها بطرق سهلة.

نظام إدارة الوثائق باختصار هو نظام يقلل من استخدام الورق، و يستبدله بعملية المسح الضوئي و المعالجة الإلكترونية لتصبح الأوراق وثائق الكترونية مرتبة و منظمة بشكل يسهل عليك تعديلها و طباعتها و أرشفتها للرجوع إليها وقت ما تشاء .

مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق

  • عادةً، يتم تخزين البيانات الوصفية لكل وثيقة. على سبيل المثال، تشمل البيانات الوصفية التاريخ الذي تم فيه تخزين المستند ، و هوية الشخص الذي قام بعملية التخزين. بإمكان نظام إدارة الوثائق أيضاً استخراج البيانات الوصفية من الوثيقة تلقائياً أو مطالبة المستخدم بإضافة البيانات الوصفية.

    كما بإمكانه أيضا استخدام التعرف البصري على الحروف (OCR) على الصور الممسوحة ضوئياً، أو استخراج النص من الوثائق الإلكترونية. يتم استخدام النص المستخرج لمساعدة المستخدمين في تحديد مكان الوثائق عن طريق تحديد الكلمات الرئيسية المحتملة أو توفير قدرة البحث في كامل النص.

    و يمكن أيضاً تخزين النص المستخرج كعنصر من عناصر البيانات الوصفية و إرفاقه مع صورة الوثيقة، أو بشكل منفصل كمصدر للبحث في مجموعات الوثائق.

  • يعتمد الالتقاط بالدرجة الأولى على قبول و إدخال و معالجة صور المستندات الورقية التي ترد من الماسحات الضوئية أو الطابعات متعددة الوظائف. كثيراً ما تستخدم برمجيات " التعرف البصري على الحروف " (OCR) من أجل تحويل الصور الرقمية إلى نصوص يمكن قراءتها آلياً، سواءً أكانت برامج قائمة بذاتها أو مدمجة في أجهزة المسح.

    تتعامل وظيفة الالتقاط أيضاً مع الوثائق الإلكترونية (المنشأة بواسطة برامج الحاسوب) و ليس فقط صور الوثائق الورقية.

  • وُجدت الفهرسة أساساً لدعم عملية استرجاع الوثائق.

    تتيح عملية الفهرسة تتبع الوثائق الإلكترونية. و قد تكون الفهرسة بسيطة مثل تتبع المعرفات الفريدة للوثائق، ولكنها غالباً ما تأخذ شكلاً أكثر تعقيداً، من خلال توفير تصنيف معتمد على البيانات الوصفية أو على فهارس الكلمات المستخرجة من محتويات الوثائق.

  • تعنى وظيفة التخزين بتخزين الوثائق الإلكترونية، و ما يتبع ذلك من إدارة الوثائق و تحديد المكان و المدة الزمنية للتخزين، و ترحيل الوثائق من وسائط تخزينها الحالية إلى وسائط أخرى، و أخيراً إتلافها بحسب السياسات المعمول بها.

  • تعنى هذه الميزة باسترجاع الوثائق الإلكترونية المخزنة. على الرغم من بساطة فكرة استرجاع وثيقة بذاتها، إلا أن عملية استرجاع وثيقة الكترونية هي في الحقيقة معقدة جداً. استرجاع وثيقة واحدة بعينها أمر سهل من خلال تمكين المستخدم من تحديد معرف فريد تتميز به كل وثيقة على حدة، و وجود نظام فهرسة الكتروني للتعامل مع الاستعلامات و استرداد الوثائق.

    تتيح ميزة استرجاع الوثائق مرونة أكبر من خلال السماح للمستخدم بتحديد مصطلحات البحث أو تحديد بعض قيم البيانات الوصفية للوثائق، و من ثم تقديم قائمة بالوثائق التي تطابق شروط البحث. الاسترجاع من هذا النوع قد يكون معتمداً على الفهارس التي بنيت سابقاً، أو قد تتم عملية البحث في محتويات كافة الوثائق مستغرقة وقتاً أطول.

  • يجب أن يتم إعداد الوثيقة المنشورة و المعدة للتوزيع، بشكل لا يسمح بتغييرها بسهولة. كما هو متبع في قانون تنظيم الصناعات، فإن النسخة الأصلية من الوثيقة لا تستخدم للتوزيع و لكن للأرشفة.

    إذا كانت البيئة التي سيتم توزيع المستند الإلكتروني فيها متبعة للتشريعات و الإجراءات التنظيمية، يجب أن تكون الأدوات المعدة للنشر ذات جودة عالية و تم التحقق من صحتها.، و لا بد كذلك من التأكد من جودة قنوات التوزيع الإلكتروني. هذا النهج يطبق على كلا النظامين المرسل و المستقبل إذا كانت سلامة الوثائق المرسلة مهمة.

  • أمن الوثائق إلزامي في العديد من تطبيقات إدارة الوثائق.

    يمكن أن تكون متطلبات الامتثال لبعض التشريعات المتعلقة بالوثائق غايةً في التعقيد، بحسب نوعية الوثائق. على سبيل المثال، بعض نظم إدارة الوثائق لديها وحدة لإدارة الحقوق و الصلاحيات تسمح للمدير بمنح حق الوصول إلى الوثائق على أساس نوعها لفئة محددة من المستخدمين أو مجموعات من المستخدمين. توقيع أو تأشير الوثيقة بالعلامات المائية و غيرها من سبل الحماية في وقت الطباعة أو الحفظ كملف PDF يعد عنصراً أساسيا لمنع التغيير أو الاستخدام غير المقصود.

  • عملية إدارة الإصدارات تتتبع سحب و إيداع المستندات في نظام إدارة الوثائق، مما يسمح للمستخدمين باسترداد الإصدارات السابقة، و مواصلة العمل على المستند ابتداءً من أي إصدار. إدارة الإصدارات مفيدة للمستندات التي تتغير بمرور الوقت و تحتاج إلى تحديث مستمر، مع وجود حاجة للعودة إلى إصدارات سابقة.

  • البحث هو إيجاد الوثائق و المجلدات عن طريق تحديد النص أو سمات القوالب أو البيانات الوصفية المتوقع أن تحتوي عليها الوثائق أو المجلدات. .يمكن البحث عن الوثائق باستخدام سماتها/بياناتها الوصفية المختلفة أو باستخدام جزء من محتوياتها.

منتجات ذات صلة

حزمة إدارة المحتوى الاحترافية للمؤسسات الكبيرة : أسعار مخفضة للمستخدمين الكثر و عدد لا محدود من الخوادم و وحدات التخزين
حزمة إدارة المحتوى الاحترافية للمؤسسات الصغيرة و المتوسطة و المنظمات التي تضم أقل من 100 مستخدم: هيكل تسعير بسيط و بأسعار معقولة.