حلول إدارة المحتوى للمؤسسات (ECM) التي تقدمها ISB تخولك لخلق القيمة التجارية من المحتوى دون المساس باحتياجات الأمن و الامتثال للمعايير. يهدف ECM لإدارة المعلومات في مختلف مراحلها، و تحسين إنتاجية الأعمال، و تخفيف المخاطر، و السيطرة على تكاليف الكميات المتزايدة من المحتوى.

يساعدك ECM على إدارة تدفق المعلومات عبر المنظمة و التحكم بالتقاط المعلومات بالمسح الضوئي، و التصنيف و الإدارة و التخزين و التوزيع، والحفظ و الإتلاف. إضافة إلى الوصول السريع والسلس من بيئات متعددة - شبكة الإنترنت، الكمبيوتر المكتبي والمحمول، في إطار سير العمل والتطبيقات المختلفة، مما يحسن من الإنتاجية والكفاءة التنظيمية.

يهدف ECM لجعل إدارة معلومات الشركات أسهل من خلال تبسيط التخزين، والأمن والتحكم في الإصدارات، و عملية توجيه الوثائق بحسب سير العمل، والاحتفاظ بها في أرشيف. الفوائد التي تعود على المنظمة تشمل تحسين الكفاءة وخفض التكاليف. على سبيل المثال، تحولت العديد من البنوك لتخزين نسخ من الشيكات القديمة ضمن أنظمة ECM بدلاً من الأسلوب القديم حيث تحفظ الشيكات الورقية في مستودعات ضخمة.

التقاط البيانات

  • ينطوي على تحويل المعلومات من الوثائق الورقية إلى شكل إلكتروني من خلال المسح الضوئي.
  • يستخدم أيضا لجمع الملفات الإلكترونية والمعلومات في هيكل متسق لتسهيل إدارتها.
  • و يشمل أيضاً إنشاء بيانات التعريف (قيم الفهرس) التي تصف خصائص الوثيقة و تسهل العثور عليها من خلال تقنية البحث.

تقنيات التقاط البيانات

  • معظم المحتوى الذي يدخل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للمؤسسة يرد من مجموعة متنوعة من المصادر و يكون غير منظم. تكنولوجيا إدارة محتوى المؤسسات تتيح متابعة أي نوع من المحتوى أو الوثائق خلال دورة حياتها ابتداءً من دخولها المؤسسة.

    البيانات الإلكترونية غير المهيكلة: البريد الإلكتروني، والرسائل الفورية، و الوثائق النصية ، و جداول البيانات، الخ.

    النماذج الإلكترونية

    الوثائق و النماذج الورقية.

  • تدخل المستندات الورقية إلى المنظمة غالباً من خلال الماسح الضوئي، أو جهاز متعدد الوظائف.

    في عمليات المسح المركزية، يتم وضع كميات كبيرة من الورق في النظام من قبل عاملين مكرسين. في العمليات الموزعة، يتم مسح كميات أصغر من الوثائق بماسحات ضوئية و أجهزة متعددة الوظائف أصغر حجماً.

  • يتم مسح صورة من المستندات الورقية ضوئياً بمساعدة برامج مختصة، و لقد بدأت هذه الصور الإلكترونية بأخذ نفس الوضع القانوني للمستند الورقية بشكل متزايد مؤخراً.

  • النماذج المستخدمة في العمل هي جزء مهم من النظام. معظم النماذج اليوم تنشأ وفق هيكل محدد و عناصر معروفة، و قد طرأت تطورات عديدة تسمح بمعالجة النماذج الغير مهيكلة، و تلك المنشأة دون قالب محدد مسبقا.

  • التكنولوجيات التي تتيح ترجمة البيانات الورقة إلى معلومات إلكترونية دون إدخال البيانات يدوياً آخذة التحسن و الازدياد.

    تقنيات التعرف الضوئي على الحروف مهمة لتحويل كميات كبيرة من البيانات و النماذج الغير مهيكلة إلى المعلومات قابلة للاستخدام في نظام إدارة المحتوى.

  • يوفر التصنيف هيكلاً رسمياً للحصول على المعلومات، استناداً إلى الاحتياجات الفردية للأعمال.

    أدوات التصنيف تساعد في أتمتة ترتيب المحتوى (صورالوثائق، والبريد الإلكتروني والمستندات النصية، أي كل المحتوى الالكتروني) بشكل يسهل استرجاعه في المستقبل استناداً إلى التصنيف. يمكن للمستخدمين أيضا تصنيف المستندات يدوياً. التصنيف خطوة مهمة لضمان تخزين المحتوى بشكل صحيح.

  • الفهرسة جزء أساسي من عملية مسح المستندات، و هي تنشئ البيانات الوصفية من المستندات الممسوحة ضوئياً (رقم هوية العميل، على سبيل المثال) بحيث يمكن العثور على الوثيقة. يمكن أن تتم الفهرسة على أساس الكلمات الرئيسية أو النص الكامل.

الإدارة

تتضمن الإدارة خمسة من مجالات التطبيق التقليدية التي يمكن أن تستخدم معاً أو بشكل منفصل (و التي تسمى تقنيات إدارة المحتوى المؤسسي):

تقنيات إدارة المحتوى المؤسسي

  • إدارة الوثائق

    تكنولوجيا إدارة الوثائق تساعد المنظمات على تحسين إدارة، و إنشاء، و مراجعة، و تصديق، و استهلاك الوثائق الإلكترونية. إنها توفر ميزات أساسية مثل خدمات المكتبة، و تصنيف الوثائق، و البحث، و السحب و الإيداع، و التحكم في الإصدار، و تاريخ المراجعات، و أمن الوثائق.

    إدارة الوثائق في هذا السياق تشير إلى نظم إدارة الوثائق التي تستخدم للتحكم بالوثائق من لحظة إنشائها و حتى أرشفتها. و تشمل إدارة الوثائق وظائف مثل:

    الإيداع و السحب: للتأكد من عدم وجود تضارب في المعلومات المخزنة.

    إدارة الإصدارات: لتعقب إصدارات مختلفة من نفس المعلومات مع المراجعات وعمليات تصدير المعلومات بتنسيق مختلف.

    البحث والتصفح: للعثور على المعلومات والسياقات المرتبطة بها.

    تنظيم الوثائق: في هياكل مثل الملفات و المجلدات، و التلخيصات.
  • العمل الجماعي

    مكونات العمل الجماعي في نظام إدارة المحتوى تساعد المستخدمين على العمل مع بعضهم البعض لتطوير و معالجة المحتوى. لقد بني العديد من هذه المكونات على أساس البرامج التعاونية، أو برامج العمل الجماعي، و لكن مكونات العمل الجماعي في نظام إدارة المحتوى تذهب أبعد من ذلك بكثير، حيث أنها تشمل عناصر إدارة المعرفة.

    تسهل أنظمة إدارة المحتوى التعاون باستخدام قواعد بيانات المعلومات و أساليب المعالجة التي تم تصميمها ليتم استخدامها في وقت واحد من قبل عدة مستخدمين، مما سيمح بعرض و تعديل نفس المستند من قبل عدة مستخدمين في وقت واحد. كما يمكن للمستخدمين تبادل المعرفة و المهارات و الموارد و البيانات و تبادل الأفكار، وتحديد مواعيد الاجتماعات و تنظيم إدارة المشاريع، الاستفادة من تطبيقات الاتصالات مثل مؤتمرات الفيديو، و ما إلى ذلك.

    قد تدمج مكونات العمل الجماعي في نظام إدارة المحتوى المعلومات من تطبيقات أخرى، و تسمح بالتشارك في معالجة المعلومات.

  • إدارة محتوى ويب

    تتناول تكنولوجيا إنشاء المحتوى، و مراجعته و الموافقة عليه و عمليات النشر على شبكة الإنترنت. تشمل ميزاتها الرئيسية أدوات للتأليف أو للتكامل، و المدخلات و تصميم قوالب العرض و الإدارة، وإدارة إعادة استخدام المحتوى، و عناصر للنشر الديناميكي.

    نظام إدارة المحتوى في المؤسسة يشمل إدارة محتوى ويب. كما تستخدم جزئية إدارة محتوى ويب من نظام إدارة المحتوى في المؤسسات لعرض و إدارة المعلومات المخزنة بالفعل في مستودع نظام إدارة المحتوى.

    ومع ذلك، المعلومات المقدمة عبر تقنيات الويب - على شبكة الإنترنت، والشبكة الخارجية، أو على البوابات الإلكترونية - تستخدم سير العمل، و مراقبة الدخول، و إدارة الإصدارات الخاصة بها أي أنها غير مشتركة مع نظام إدارة محتوى المؤسسة. وهناك أمثلة قليلة فقط من تطبيقات ناجحة حيث يتم استخدام مستودع مشترك للمستندات ومحتوى ويب معاً.

  • إدارة السجلات

    يسمى المحتوى ذو القيمة التجارية طويلة الأجل "السجلات" و التي تتم إدارتها وفقاً لجدول زمني يحدد إلى متى يتم الاحتفاظ بسجل استناداً إلى لوائح خارجية أو ممارسات تجارية داخلية. يمكن تحويل أي جزء من المحتوى إلى سجل.

    إدارة السجلات مستقلة عن وسائط التخزين؛ فليس بالضرورة أن تكون المعلومات المدارة مخزنة الكترونياً، ولكن يمكن أن تكون على وسائط مادية تقليدية كذلك. بعض مهام إدارة السجلات تشمل:

    العرض البصري لمخططات الملفات والفهارس المهيكلة لتحقيق التخزين المنظم للمعلومات

    فهرسة لا لبس فيها للمعلومات، بدعم من الموسوعات أو قوائم الكلمات القابلة للتخصيص

    إدارة جداول الاحتفاظ بالسجلات وجداول الحذف
    حماية المعلومات وفقاً لخصائصها، وصولا أحيانا إلى مكونات المحتوى الفردية في الوثائق
  • سير العمل و إدارة عمليات الأعمال

    إدارة سير العمل يمكن أن تقدم على هيئة "حلول سير العمل" التي يمكن للمستخدمين التفاعل معها، أو على هيئة "محركات سير العمل" والتي تعمل في خلفية النظام كخدمة للتحكم في تدفق المعلومات والبيانات. يتحكم سير العمل بترتيب المستندات حسب الأولوية و تصديقها أو الموافقة عليها. في الحالات الاستثنائية، يُصعّد سير العمل القرارات بناء على قواعد محددة مسبقاً وضعت من قبل أصحاب النظام. وتشتمل إدارة سير العمل على الوظائف التالية:

    التمثيل البصري لسير العمليات و للهيكل التنظيمي للمؤسسة
    جمع، و إدارة، و إيصال المعلومات المجمعة مع الوثائق أو البيانات المرتبطة بها إلى الأشخاص المعنيين
    رسائل التذكير بالمواعيد النهائية، و الإسناد و الوظائف الإدارية الأخرى
    رصد و توثيق حالة سير العمليات، و التوجيه الوثائق، و النتائج
    أدوات لتصميم و عرض تسلسل العمليات

    إدارة عمليات الأعمال إدارة عمليات الأعمال (BPM) تذهب خطوة أبعد من إدارة سير العمل. على الرغم من أن الكلمتين غالباً ما يتم استخدامهما بالتبادل، فإن إدارة عمليات الأعمال (BPM) تتميز بالدمج الكامل لكافة التطبيقات داخل المؤسسة، ولعمليات رصد و جمع المعلومات.

التخزين

مكونات التخزين في نظام إدارة المحتوى تعنى بتخزين المعلومات المؤقتة أو الغير مطلوبة أو التي ليست على استعداد بعد للتخزين طويل الأجل. حتى و إن استخدم مكون التخزين وسائل تخزين كالتي تستخدم لحفظ البيانات على المدى الطويل، فإن و ظيفة "التخزين" لا تزال منفصلة عن "التخزين طويل الأمد".

التخزين الطويل الأمد

ينطوي التخزين الطويل الأمد على الحفاظ على أمن المعلومات المخزنة و النسخ الاحتياطي، و عادة ما يتم إنجازه من قبل ميزة إدارة السجلات في نظام إدارة المحتوى (ECM). تساعد إدارة التخزين الطويل الأمد الشركات بشكل أساسي على الامتثال لللوائح و التشريعات الحكومية و الصناعية.

في نهاية المطاف، يتوقف المحتوى عن التغير و يصبح ثابتاً. و هنا يأتي دور إدارة التخزين الطويل التخزين في توفير التخزين الآمن والنسخ الاحتياطي للمعلومات الثابتة، فضلاً عن التخزين المؤقت للمعلومات التي لا تحتاج للأرشفة.

تحتوي مكونات إدارة التخزين الطويل الأمد على طرق عرض خاصة و أدوات لتحويل و ترحيل البيانات إلى وسائط التخزين على المدى الطويل.

إدارة المخرجات

إدارة المخرجات تعنى باستخراج البيانات المخزنة في وسائط التخزين القصيرة و الطويلة الأمد و تسليمها بالشكل المناسب. و قد تشتمل إدارة المخرجات على وظائف لتحويل المعلومات إلى صيغ أخرى تسهل إدخالها و معالجتها من قبل نظم أخرى (مثل نقل المعلومات إلى وسائل التخزين المحمولة، أو توليد ملفات بتنسيقات مختلفة)، أو لتجهزها للتخزين بضغطها و تغيير صيغها.

منتجات ذات صلة

حزمة إدارة المحتوى الاحترافية للمؤسسات الكبيرة : أسعار مخفضة للمستخدمين الكثر و عدد لا محدود من الخوادم و المستودعات
حزمة إدارة المحتوى الاحترافية للمؤسسات الصغيرة و المتوسطة و المنظمات التي تضم أقل من 100 مستخدم: هيكل تسعير بسيط و بأسعار معقولة .
يجعل SharePoint إدارة المحتوى في المؤسسات (ECM) سهلة على الجميع. بالجمع بين إدارة المحتوى التقليدية و الشبكات الاجتماعية، و البحث المتفوق، تصبح إدارة المحتوى سهلة و مشوقة. من خلال واجهة الإدارة البسيطة، يمكنك إنشاء سياسات الامتثال للمعايير بسرعة، في حين تمكن واجهة المستخدم المألوفة المستخدمين من العمل بنفس الطريقة التي اعتادوا عليها في برامج Microsoft Office. النتيجة هي معلومات مدارة بأفضل طريقة، سهل العثور عليها و مشاركتها و استخدامها.