معظم المحتوى الذي يدخل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للمؤسسة يرد من مجموعة متنوعة من المصادر و يكون غير منظم. تكنولوجيا إدارة محتوى المؤسسات تتيح متابعة أي نوع من المحتوى أو الوثائق خلال دورة حياتها ابتداءً من دخولها المؤسسة.

البيانات الإلكترونية غير المهيكلة: البريد الإلكتروني، والرسائل الفورية، و الوثائق النصية ، و جداول البيانات، الخ.

النماذج الإلكترونية

الوثائق و النماذج الورقية.

تدخل المستندات الورقية إلى المنظمة غالباً من خلال الماسح الضوئي، أو جهاز متعدد الوظائف.

في عمليات المسح المركزية، يتم وضع كميات كبيرة من الورق في النظام من قبل عاملين مكرسين. في العمليات الموزعة، يتم مسح كميات أصغر من الوثائق بماسحات ضوئية و أجهزة متعددة الوظائف أصغر حجماً.

يتم مسح صورة من المستندات الورقية ضوئياً بمساعدة برامج مختصة، و لقد بدأت هذه الصور الإلكترونية بأخذ نفس الوضع القانوني للمستند الورقية بشكل متزايد مؤخراً.

النماذج المستخدمة في العمل هي جزء مهم من النظام. معظم النماذج اليوم تنشأ وفق هيكل محدد و عناصر معروفة، و قد طرأت تطورات عديدة تسمح بمعالجة النماذج الغير مهيكلة، و تلك المنشأة دون قالب محدد مسبقا.

التكنولوجيات التي تتيح ترجمة البيانات الورقة إلى معلومات إلكترونية دون إدخال البيانات يدوياً آخذة التحسن و الازدياد.

تقنيات التعرف الضوئي على الحروف مهمة لتحويل كميات كبيرة من البيانات و النماذج الغير مهيكلة إلى المعلومات قابلة للاستخدام في نظام إدارة المحتوى.

يوفر التصنيف هيكلاً رسمياً للحصول على المعلومات، استناداً إلى الاحتياجات الفردية للأعمال.

أدوات التصنيف تساعد في أتمتة ترتيب المحتوى (صورالوثائق، والبريد الإلكتروني والمستندات النصية، أي كل المحتوى الالكتروني) بشكل يسهل استرجاعه في المستقبل استناداً إلى التصنيف. يمكن للمستخدمين أيضا تصنيف المستندات يدوياً. التصنيف خطوة مهمة لضمان تخزين المحتوى بشكل صحيح.

الفهرسة جزء أساسي من عملية مسح المستندات، و هي تنشئ البيانات الوصفية من المستندات الممسوحة ضوئياً (رقم هوية العميل، على سبيل المثال) بحيث يمكن العثور على الوثيقة. يمكن أن تتم الفهرسة على أساس الكلمات الرئيسية أو النص الكامل.